VERHALTENSREGELN BEI VIDEOKONFERENZEN

Wenn du kannst, suchst du dir am besten einen stillen Ort, um den Anruf entgegen zunehmen. Ist das nicht möglich, verwende Kopfhörer und ein separates Mikrofon (Headset o.ä.), um Hintergrundgeräusche zu minimieren. Wenn du Mitbewohner, Partner oder Familienmitglieder hast, die ebenfalls von zu Hause arbeiten (oder gerade zu Hause sind), lass sie vorher wissen, dass du in einer Besprechung bist, um Unterbrechungen zu minimieren.

Stell deinen Laptop, Rechner, Handy, Tablet oder Kamera so auf, dass es eine klare, ungehinderte Sicht auf dich gibt. Setz dich nicht zu weit von der Kamera weg, aber auch nicht zu nah dran. Wenn Du eine separate Kamera verwendest, platziere sie in der Nähe deines Bildschirms – am besten steht die Kamera auf Augenhöhe. Dann sieht es so aus, wenn Du auf den Bildschirm schaust, als würdest du die Person mit der du sprichst anschauen.

Achte darauf, dass dein Gesicht gut ausgeleuchtet ist. Natürliche Beleuchtung und seitliche Beleuchtung funktionieren am besten, aber auch Oberlichter funktionieren gut. Wenn du die Hintergrundbeleuchtung nicht ändern kannst, versuche ein zusätzliches Licht vor und seitlich von deinem Gesicht anzubringen.

Sie zu, dass der Bereich um dich herum aufgeräumt ist!

Öffne am Besten die Kamera VOR dem Videoanruf und kontrolliere was im Hintergrund zu sehen ist. Wichtig ist, dass Du dich damit wohl fühlst. Und deine Kollegen auch. Räum also besser die Wäsche zur Seite und vergewissere dich, dass das was an Deinen Wänden hängt, auch für deine Arbeitskollegen okay ist.

Das Beste an der Arbeit von zu Hause aus ist es, den ganzen Tag Sweatshirts und Jogginghosen zu tragen, aber das ist nicht unbedingt das richtige Outfit für eine Videokonferenz. Zieh das an, was du auch für ein persönliches Treffen anziehen würdest. Achte auf den Dresscode, der in deinem Unternehmen normalerweise üblich ist. Wenn du normalerweise kein Make Up oder eine Krawatte trägst, brauchst Du das jetzt auch nicht zu tun.

Ein gepflegtes Äußeres ist allerdings immer hilfreich.

Am besten vermeidest du bei deiner Kleidung Muster oder Streifen, das kann zu sehr ablenken. Das Tragen eines hellen weißen oder schwarzen Oberteils kann dazu führen, dass die Kamera die Helligkeit automatisch anpasst und es schwierig ist, dein Gesicht zu sehen. Trage am besten gedeckte Farben. Es schadet auch nicht, eine gute Körperhaltung einzunehmen.

Es ist eine gute Idee, die Videokonferenz-Software vor dem Anruf zu testen, besonders wenn du sie vorher noch nie verwendet hast. Vergewissere dich auch, dass du eine stabile Wi-Fi Verbindung hast. Stelle sicher, dass der Akku deines Geräts voll aufgeladen ist, besser ist es allerdings an die Stromversorgung angeschlossen zu sein.
Nimm dir vor dem Anruf ein paar Minuten Zeit, um die Verbindung einzurichten.

Melde dich nach Möglichkeit etwas früher an, vor allem wenn du mit der verwendeten Videokonferenz Software nicht vertraut bist.

Sobald der Anruf begonnen hat, überprüfe, ob sich alle hören und sehen können. Eine gute Möglichkeit dafür besteht darin, dass sich alle erst einmal vorstellen.

Stell dein Mikrofon stumm, wenn du nicht sprichst. Sonst können eventuelle Hintergrundgeräusche den Teilnehmer, der gerade spricht, irritieren. Wenn du während des Gesprächs aufstehst, oder  etwas anderes tun musst (oder wenn die Kinder plötzlich im Arbeitszimmer auftauchen), ist es außerdem eine gute Idee, das Video auszuschalten, um Ablenkungen zu vermeiden.

Bei persönlichen Treffen ist es wesentlich leichter den richtigen Zeitpunkt zum sprechen abzupassen. Bei Videokonferenzen kommt es aufgrund der Verbindung oft zu Verzögerungen in der Übertragung. Es kann also leicht passieren, dass man jemandem ungewollt ins Wort fällt. Warte also immer einen kleinen Moment der Stille ab, bevor du das Wort ergreifst oder antwortest.

Wenn dein Team regelmäßige Online-Besprechungen abhält, ist es eine gute Idee, sich ein System zum Fragen stellen zu überlegen. Das kann ein einfaches Hand heben sein, oder aber auch ein synchron laufender Chat, in den die Fragen gepostet werden können. Es kann auch hilfreich sein, wenn derjenige der die Besprechung leitet, die Personen die sprechen sollen namentlich aufruft.

Sprich deutlich und achte darauf, nicht zu schnell zu sprechen.

Vergiss nicht, die Stummschaltung aufzuheben! Sprich in Deiner normalen Lautstärke – es ist nicht nötig zu schreien.

Sei während des Gesprächs aufmerksam und engagiert. So verlockend es auch ist, versuche keine andere Arbeit nebenbei zu erledigen, keine Artikel zu lesen und keine E-Mails zu versenden.

Nicht aufs Handy schauen und nicht essen!

Versuche immer direkt in die Kamera zu schauen, wenn du sprichst. Wenn du dich sich selbst oder andere auf Ihrem Bildschirm anschaust, kann es schnell komisch aussehen und es entsteht der Eindruck du würdest woanders hingucken. Wenn du nicht sprichst, schau die Person an die gerade spricht. Wenn jemand seinen Bildschirm freigegeben hat, um Dokumente zu zeigen, schau dir die Materialien gut an. Es kann sein, dass du eventuell darauf Bezug nehmen musst.

Wenn es eine Gesprächspause gibt, weil du z.B. eine E-Mail abrufen oder auf ein Dokument verweisen musst, teil den anderen das mit. Verzögerungen oder langes Schweigen können den Eindruck erwecken, dass deine Verbindung abgebrochen ist.
Beachte, dass du bei Videoanrufen mehr im Focus stehst als bei Offline-Besprechungen. Hier ist immer eine Nahaufnahme deines Gesichts zu sehen, im Gegensatz zum Offline-Meeting, da verschwindest Du leichter in der Gruppe.

Es ist hilfreich, dein eigenes Videobild auf deinem Bildschirm zu sehen.

Das erinnert dich immer daran, dass du vor einer Kamera sitzt. So kannst du auch sehen was die anderen von Dir sehen.

Wenn du deinen Bildschirm während eines Videoanrufs freigeben musst (um Dokumente oder Grafiken zu zeigen), nimm dir vorher ein paar Sekunden Zeit, um dich vorzubereiten. Bereinige deinen Desktop.
Schließe alle Programme oder Browser Tabs, die du nicht brauchst.

Achte darauf, dass alle privaten oder vertraulichen Informationen verborgen sind.