PowerPoint und Flipchart – So geht Präsentation
Du sollst eine Präsentation halten und bist aufgeregt? Hast schlotternde Knie und trockene Lippen? Kein Problem – das geht vielen so. Und wenn du die Tipps aus diesem Artikel beherzigst, sollte deine Präsentation zur Zufriedenstellung aller über die Bühne gehen. Wir möchten dir heute alles zeigen, was du wissen musst, um die perfekte Präsentation zu halten.
1. Was ist eigentlich eine Präsentation?
First things first. Wir wollen zunächst klären, was eine Präsentation eigentlich ist und was sie leisten soll. Eine Präsentation soll aufbereitete Informationen zielgerichtet und möglichst anschaulich einer bestimmten Zielgruppe vermitteln. Im Wortsinn bedeutet Präsentation „Darstellung“ oder „Veranschaulichung“. Dabei kann es um die verschiedensten Themenbereiche gehen.
2. Was macht eine gelungene Präsentation aus?
Nun – das war ja noch relativ einfach. Aber wie wird deine Präsentation so richtig richtig gut? Dafür ist es zunächst wichtig zu wissen, was eine Präsentation leisten soll. Vermutlich kennst auch du das Bild – Jemand hält eine Präsentation und im Raum droht einer nach dem anderen einzuschlafen. Das gilt es zu vermeiden! Eine Präsentation sollte nicht langweilig werden. Das kann, je nach Thema, eine kleinere oder größere Herausforderung darstellen. Das Publikum sollte nicht abdriften. Dafür muss die Präsentation klar strukturiert sein, sodass jeder deinen Ausführungen folgen kann. Du solltest die Formel „Einleitung – Hauptteil – Schluss“ beherzigen.
In der Einleitung wird klar formuliert, was das Thema ist, wie lang die Präsentation sein wird und welche Punkte wann zur Sprache kommen. Hier kannst du deine Zuschauer bereits mit ins Boot holen – dadurch, dass du ihnen transparent machst, womit sie es zu tun bekommen werden. Es ist enorm wichtig, dass die Leute nicht das Gefühl bekommen, dass du die Präsentation nur für dich hältst. Nur so bekommst du, was du für eine gelungene Präsentation brauchst: Die volle Aufmerksamkeit des Publikums.
Um diese auch über die gesamte Strecke der Präsentation aufrechtzuhalten, solltest du bei deiner Präsentation immer das Publikum mitdenken: Welche Gedanken macht sich der Zuschauer, nachdem ich Dieses oder Jenes gesagt habe? Was folgt logisch aufeinander? Du solltest versuchen, den Gedankengang der Zuhörer vorauszuahnen und in deiner Präsentation mitzudenken. Das kann dir auch helfen, wenn Fragen gestellt werden oder Gegenargumente gebracht werden. Wenn du in der Lage bist, dich in die Rolle des Zuschauers hineinzuversetzen, wirst du auf das meiste eine Antwort haben – denn du bist auf alles vorbereitet. Von enormer Bedeutung sind bei einer Präsentation natürlich die Folien oder „Slides“. Hier solltest du, wie auch in der gesamten Präsentation, darauf achten, dass sie klar strukturiert und visuell ansprechend sind. Eine Folie sollte nicht zu viel Text enthalten und einer klaren und verständlichen Gliederung folgen. Außerdem solltest du auf die richtige Menge an Folien achten – Eine 20-minütige Präsentation zum Beispiel, sollt nicht mehr als 10-15 Slides haben.
Dabei kannst du dich grob an folgende Einteilung halten:
Folie 1: Vorstellung, Name, Titel, Titelbild
Folie 2: Präsentationsthemen & Gliederung
Folie 3 – 14: Inhalt
Folie 15: Kontaktdaten, Logos, Links, etc.
Wie du hier siehst, kommt am Ende in der Regel noch einmal eine Folie, die die Präsentation ausklingen lässt – So ähnlich wie der Abspann in einem Film. Darin kannst du zusätzliche Informationen zu deiner Person, Quellen, Links usw. auflisten. Doch es gibt ja auch noch eine andere Möglichkeit – Die Produktion in Eigenregie. Hierbei können Programme helfen, die wir im Folgenden vorstellen möchten.
3. Medien
Eine Präsentation unterscheidet sich gar nicht so sehr von einer Geschichte. Letztlich geht es darum, ein Thema möglichst packend zu vermitteln. Bei einer Präsentation reicht dafür aber nicht Stift und Papier! Es gibt viele verschiedene Medien, um eine Präsentation zu halten. Overhead oder Flipchart? Beamer oder Whiteboard? Wir wollen dir dabei helfen, die beste für dich zu finden. Grundsätzlich kann man vor allem einen Unterschied festhalten: Digital und nicht digital. Eine digitale Präsentation unterscheidet sich von einer nicht Digitalen allein schon dadurch, dass die Teilnehmer nicht physisch im Raum anwesend sind. Körpersprache bekommt hier eine eher untergeordnete Rolle. Das ist bei einer nicht digitalen Präsentation anders. Doch auch die Präsentationsmittel sind völlig verschieden.
Präsentation – Hilfsmittel analog
Zu analogen Hilfsmitteln zählen u.a. Tafeln, Flipcharts und Whiteboards. Sie sind althergebracht – haben aber nichts an Effektivität eingebüßt. Sie sind noch immer bestens dazu geeignet, deinem Publikum einen Sachverhalt schnell und unkompliziert nahe zu bringen. Mit einer Flipchart lässt sich außerdem wunderbar interagieren – bei der Geste des Umblätterns kannst du pathostechnisch aus den Vollen schöpfen. Achten musst du darauf, dass alle Zuschauer im Raum auch wirklich lesen können, was auf der Tafel oder der Flipchart steht. Wenn der Raum zu groß ist könnte das schwierig werden – in dem Fall kann ein Bildschirm helfen, auf dem in Vergrößerung zu sehen ist, was du auf der Flipchart machst. Außerdem solltest du sicherstellen, dass deine Stifte schreiben und dir die Blätter nicht ausgehen! So blöd das klingt – Das gehört zu den häufigsten Problemen.
Präsentation – Hilfsmittel digital
Wegen des performativen Aspekts kann z.B. ein Flipchart auch in Verbindung mit einer digitalen Präsentation Sinn machen. Womit wir beim nächsten Punkt wären – den digitalen Präsentationsmitteln.
Der Klassiker ist natürlich PowerPoint. Das Microsoft-Programm ist die Legende, wenn es um Präsentationen geht. Wer kann sich nicht an die stundenlangen Präsentationen und qualvollen Referate in der Schule erinnern? Man kann es förmlich vor sich sehen: Wie der Vortragende stundenlang mit irgendwelchen Kabeln zugange ist, um den Beamer anzuschließen und es will und will einfach nicht funktionieren. Man macht es sich im Raum gemütlich und wartet einfach ab. Wird er es noch schaffen?
Wenn es geschafft ist, und der Beamer läuft, sackt bei den Meisten bereits die Konzentration ab. Der typische Fehler bei Power-Point-Präsentationen ist, zu viele Folien zu machen. Du solltest dich ungefähr an die Richtlinie, die wir weiter oben beschrieben haben, halten, um die Aufmerksamkeit deines Publikums nicht zu verlieren. Falls du ein Handout zur Präsentation bereitstellen möchtest, händige es auf keinen Fall vor der Präsentation aus. Das kann dazu führen, dass die Leute dir nicht mehr folgen, weil sie ja eh alles im Handout nachlesen können.
Abgesehen von PowerPoint gibt es auch noch andere digitale Präsentationsmöglichkeiten. Manche davon wird der ein oder andere in Corona-Zeiten zur Genüge kennengelernt haben. Eine Möglichkeit, die den Unterhaltungsfaktor verbessern kann, sind Videopräsentationen. Mit einem Video kannst du verschiedene Sinne deines Publikums ansprechen und mit Effekten, Musik und Animationen arbeiten. Es mag etwas aufwendiger sein – aber vor allem wenn du jemanden überzeugen möchtest, dessen Zeit knapp bemessen ist, kann ein Video die ideale Lösung sein. Sogenannte Erklärvideos sind nicht umsonst ein absoluter Trend im Internet – Sie können komplexe Inhalte einfach und unterhaltsam kommunizieren, sodass der Zuschauer nicht das Gefühl bekommt, seine Zeit zu verschwenden.
Zu Guter Letzt gibt es noch das sogenannte Webinar, das sich spätestens im Lockdown vielerorts durchgesetzt hat. Beim Webinar müssen die Teilnehmer nicht alle in einem Raum sitzen – Es kann eine Gruppe von Menschen aus aller Welt zusammenkommen. Abgesehen davon funktioniert es im Grunde nicht anders als ein klassisches Seminar – nur dass es eben im Web stattfindet. Viele Softwares verfügen auch über Funktionen wie Whiteboard, Privatchat etc. . Im Webinar kannst du verschiedene Präsentationstechniken miteinander mischen – Auch Videos lassen sich einfügen. Jetzt hast du hoffentlich einen kleinen Überblick über die verschiedenen Präsentationstechniken bekommen.
Und die Technik zu beherrschen hilft – Aber das allein reicht natürlich nicht für eine gelungene Präsentation. Wir wollen dir nun ein paar Tipps mit auf den Weg geben, mit denen deine nächste Präsentation zum Klacks werden sollte!
4. Tipps
1. Mache dir deine Stärken bewusst!
Wenn du Lampenfieber hast, kann es helfen, dir vorher klarzumachen, wo deine Stärken liegen. Wieso sollte der Zuhörer deiner Präsentation aufmerksam folgen? Was bietest du an? Welchen Gewinn bringst du den Zuhörern durch deine Präsentation? Was sind deine Kernbotschaften? Sich über diese Fragen bewusst zu werden ist essentiell, damit du mit einem gestärkten Bewusstsein in die Präsentation gehen kannst.
2. Ein guter Start ist das A und O
Bringe am Anfang ein Statement, eine Provokation oder etwas anderes, das die Zuschauer ein bisschen provoziert. So werden sie gekitzelt und ihre Aufmerksamkeit ist bei dir. Eine andere Möglichkeit ist, mit einer Pause zu starten. Das vermittelt Selbstsicherheit und hilft Zuschauern und dir, in eine konzentrierte Stimmung zu kommen, die für die Präsentation nötig ist. Halte Blickkontakt mit dem Publikum und warte, auch wenn alles schon leise ist, noch ein paar Sekunden. Wenn sich alles runtergefahren hat, kannst du anfangen. Dann wird dir mit Sicherheit jeder folgen.
3. Blickkontakt halten
Wenn deine Präsentation nicht digital ist, ist das eines der wichtigsten Dinge, auf die du achten solltest. Halte stets Blickkontakt mit dem Publikum! Nur wer den Zuschauern das Gefühl gibt, voll da zu sein, wirkt überzeugend und selbstsicher. Das I-Tüpfelchen ist natürlich die freie Rede – Je weniger du auf deine Stichpunkte und je mehr die Zuhörer anguckst, desto besser.
4. Wiederholungen einbauen
Nun kommen wir zu einem wahren Geheimtipp. Nichts hilft besser dabei, deine Zuhörer zu überzeugen – als Wiederholungen.
Durch Wiederholungen prägen sich die Zuhörer wirklich ein, was du ihnen zu sagen hast. Dabei kannst du eine einfache Formel anwenden: Sage ihnen, was du ihnen sagen wirst; sage es ihnen; dann sage ihnen, was du ihnen gesagt hast.
Es ist einfach – aber es funktioniert. Je öfter wir etwas hören, desto stärker wird es in unserem Gedächtnis verankert.
5. Eine überzeugende Gestaltung
Egal mit welchem Medium du arbeitest – Eine überzeugende Gestaltung ist essentiell. Wenn es um PowerPoint geht, solltest du am Look deiner Folien feilen. Es hilft, wenn sie ein ähnliches Design haben, das klar und charakterstark rüberkommt. Wenn du mit einer Flipchart arbeitest, solltest du darauf achten, wie groß du welches Wort schreibst, wie deine Körpersprache ist und wie du grafische Elemente wie z.B. Diagrammen oder Tabellen in deine Präsentation einbaust.
6. Komme zum Punkt
Langweile das Publikum nicht, in dem du ohne Punkt und Komma weiterredest. Versuche, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Denn wenn du abschweifst, tut es dein Publikum auch. Je verständlicher du kommunizierst, desto aufmerksamer werden deine Zuhörer deinen Vortrag verfolgen.
7. Üben, Üben, Üben
Falls du Angst vor der Präsentation hast, und dir solche Tipps wie der Vorherige noch mehr Angst machen, können wir dir nur zu einem raten: Üben, Üben, Üben und noch einmal Üben. Dabei kann ein Spiegel helfen oder eine Testperson. Je mehr die Präsentation für dich zur Routine wird, desto leichter wird es dir auch fallen, sie vor fremden Leuten zu halten.
Fazit
Wir hoffen, dass wir dir mit diesem Artikel ein wenig weiterhelfen können. Falls du zu den Leuten zählen, die Angst haben, vor anderen Leuten zu reden, hilft dir vielleicht folgende Information: Diese Angst ist die am meisten verbreitete in Deutschland. Sie rangiert auf dem ersten Platz noch vor Höhenangst und Angst vor Spinnen. Du bist also nicht alleine. Und wenn du die Tipps beherzigst, die wir in diesem Artikel aufgelistet haben, kann dir eigentlich sowieso nichts mehr passieren. Wir glauben an dich! Und wünschen viel Glück bei deiner Präsentation.
Tobias Brehmer
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